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2020.11.13 #働き方

【コドモンの働き方 Vol.4】安心感の源泉は「雑談」にあり。バディ制度で変わる社内コミュニケーション

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【コドモンの働き方 Vol.4】安心感の源泉は「雑談」にあり。バディ制度で変わる社内コミュニケーション

こんにちは!コドモン人事の青柳です。

「コドモンの働き方」として前回は入社オリエンテーションを紹介しましたが、多くの方に読んでいただき、本当にありがとうございます!その後、入社オリエンテーションはさらに変化し、内容拡充とともに工程を2日間に分けてメンバーの負荷を減らすなどの取り組みが始まっています。

今回は、オリエンテーションと同時に実施しはじめた新メンバー向け制度……その名も「バディ」について紹介します!「私の入社時にもその制度が欲しかった!」と従来メンバーからの評判も上々です。

「アタマ」と「ココロ」両軸で目指すオンボーディング

入社オリエンテーションのリニューアルは、新メンバーの「知識面」の補強とスムーズなオンボーディングを目指したものでしたが、メンバーがより会社やチームのミッションおよびカルチャーを理解して自ら走り出す環境をつくるには「知識」だけではなく、コミュニケーションと帰属意識に裏付けられた「心理的安全性」も大事なのではないかと考えています。

そこで始めたのが「心」や「会話」の面をフォローする「バディ制度」。

入社してすぐの慣れない環境で、信頼関係を構築することの難しさを経験したことがある方も多いかと思います。メンバーが100名を超えると、誰がどの部署でどんな仕事を担っているのか、どんな想いで仕事をしているのか……なかなか知ることができません。ましてや、リモートワークが推奨されている状況ではシンプルに顔を合わせる機会も減っているので、そのハードルはさらに上がっていきます。

けれども、ここにいるのはご縁あってコドモンにジョインした、同じミッションを追いかける仲間同士。どんどんメンバーが増える中、コミュニケーションをとりやすい環境で仕事に集中したほうが、きっといいアウトプットができるはず。

このバディ制度でのコミュニケーションを通じて、もっと気軽に質問したり相談したり雑談できるような会社にしたい!不安を解消して、のびのびと活躍してほしい!と思っています。

バディ制度の概要

現在のバディ制度は、下記を基本として運用しています。

【概要】雑談や相談を通じて会社に早く馴染んでもらうため、新たに入社するメンバーひとりひとりに対し、選出された既存メンバーがサポートにつく

【期間】入社3か月目まで

【頻度】「1週間に1回15分」を最低ラインとして、毎週のフォロー

【方法】基本は自由!各バディにおまかせ。もちろん業務時間内でOK。
    マネージャーに聞くほどではないちょっとした質問や相談にのったり、
    時間をとっておしゃべりしたり、ランチに行ったり、日報を見てコメントしたり……。

また、新メンバーと既存メンバーをどんな組み合わせでバディにするか、という選定基準は、実際に取り組んでみた後のフィードバックに基づいて下記で運用しています。(※例外あり)

・近い年齢 (話しやすい)

・同じ性別 (誘いやすい)

・共通点がある (趣味が同じ、お子さんがいる、同業種で働いていた……など)

・性格が合いそう (人見知りしやすい方には、その壁を超えられそうな人を!)

・指揮関係になく、普段仕事で関わる機会の少ない部署

毎月、選考フローに関わった人事が頭をひねって「この人とバディになれば、きっとこんな未来が待っているのではないか……」とマッチングを頑張っております。

そして、3か月のバディ期間終了時には新メンバーと既存メンバー、それぞれにヒアリングを行い、リアルなフィードバックをもらってきました。

仲間の声でブラッシュアップ

オリエン同様にバディ制度についてもメンバーからたくさんの意見をもらって、制度の中身が変化してきたので特に印象的なものをご紹介します。

1:Slack 声かけチャンネル

バディ制度で最も多く見られる動きは、バディタイムにお話ししたい人を呼んで、仕事や趣味について話して交流するゲストトークです。

このゲストトークは毎週のように実施され、かつ宛先がさまざまな部署に向かうので、既存のSlackチャンネルでは声かけしにくいという課題がありました。そこで「バディ声かけ用」のチャンネルを作成し、そこからゲストを召喚する運用にしたところ、便利という以外に、文化醸成の面で良い循環を産んだように思います。

バディ制度が根付いていないころは、ゲストをお呼びしても「僕はなんで呼ばれたんでしょうか……?」という反応もしばしばでした。しかしバディ声かけ用チャンネルに招待されることで「バディ制度」を把握して、他のバディもどんどんゲストを呼んでいる様子を見て、バディが会社の制度、ひいては日常的な文化なのだと認識してもらいやすくなりました。

いまではバディゲストに呼ばれるとみなさん「よろこんで!」と新メンバーサポートのために気持ちよく参加してくれています。多くのメンバーにゲスト参加いただいたことで、声かけ用チャンネルへの参加人数は日に日に増加中です。

2:「メンター」から「バディ」へ

実はこの制度、はじめは「バディ」ではなく「メンター制度」と呼んでいました。新メンバーはいろいろと不安も多いだろうから、それを「既存メンバーがサポートしてほしい!」というイメージで「メンター」という名称にしていたのです。

しかし、実際に制度の運用が始まると「業務メンターとの違いがわかりにくいのでは」「これは、もっとフラットな存在なのではないか?」という声があがりました。実際、ゲストを呼んで交流を深めるような動きは「指導者・サポート役」というよりも、いっしょに関係性を構築していく「相棒」と呼ぶほうがしっくりきます。

そこで制度名称を改め「バディ制度」としました。指導ではないということが明確になったことで「お互いにとって実りのある時間にしよう!仲良くなろう!」という性質がより強くなったように思います。

3:あなたが選ばれた理由

既存メンバーにバディ制度に関するフィードバックをもらう時間を設けたところ、多くの方から「本当に自分でいいのか気になった」「新メンバーになにをしてあげればいいのか、期待されていることがわからなかった」との声があがりました。

これに関しては人事として「バディ制度とはなにか」という説明に注力するあまり「なぜあなたなのか」についての十分な説明ができていなかったことを反省しました。

そこで、その次のバディを依頼するタイミングから「あなたにお願いしたい理由」をしっかりとお話しするようになりました。バディ制度の概要にある選定基準の説明とともに、たとえば「新メンバーの○○さんとXXさんは今までの経験も共通点が多いので、疑問に思いそうな部分や壁になりそうな課題にリアルなアドバイスができそうだと思うんです」とお伝えしてからバディをお願いすると「自分だからこそできるサポートをしよう!」と思っていただきやすくなったなと思います。

バディ期間終了時のヒアリングでも「自分でいいのかわからなかった」という声はなくなり、ふたりに合ったやりかたを模索して取り組んでいただけているなと感じます。

4:我らはファミリー!

入社オリエンテーションの振り返りでも出ていた意見として「もっと同期と横のつながりを作りたい」というものがありました。同じ日に入社しても配属先は基本的にバラバラなので、自身の業務や周囲のメンバーとのコミュニケーションを優先すると、たしかに同期の印象は希薄になりやすいという状況がありました。

また同時に「他のバディがどうしているのか気になる」「もっといろんな部署の人と交流したい」という声もありました。

そこでメンバーから提案してもらったのが、同期入社のメンバーと、そのバディをまとめて「ファミリー」と呼ぼう!というものでした。ファミリー単位での交流を設定することができれば「同期と話したい」「他のバディと話したい」「バディ以外の部署の人と話したい」という要望を総解決できるという名案です!

そこで、バディ期間中の1回に限り、この「ファミリー」での飲食に補助を出すことにしました。このファミリー補助制度を使って、ランチやビアガーデンに行ったファミリーも生まれ、部署混合のコミュニケーションは加速しています。

どちらをとるか?悩ましい選択

上記は課題に対して解決ができた例ですが、他にも現在進行で工夫・検討している部分があるので、そちらもご紹介します。

1:遠い部署か?近い部署か?

たとえばICT推進部(営業)に新メンバーがジョインする場合、バディになるのはどの部署のメンバーがよいのでしょうか?答えがないゆえに難しい部分です。

初めは、近い部署のメンバーをバディとしてアサインしていました。同じマネージャーのもとで働くくらいの近さで、指示系統ではないひと、という設計です。

近い部署メンバーとバディを組むメリットは、部署の内情がよくわかるので悩んだり困ったりしたときに背景を理解しやすいという点です。また、解決策を提示するときもよりリアルなコメントができるので心強く感じてもらえることも多いようでした。

一方で、わかってくれているからこそ逆になかなか弱音を吐けなかったり、部署内で再編が起こったときに意図せず指揮系統になってしまって「いつも話しているしなあ」とコミュニケーションタイムを重視しなくなってしまったりということもあるようでした。

あまり普段関わりがない部署のメンバーとバディを組むメリットは、交友関係が重なりにくいのでより広いメンバーとコミュニケーションができるという点です。お互いの周りにいるひとを紹介し合うだけでも、普段は起こらないような交流がたくさん生まれます。また、相手の業務内容などを聞くことによって世界が広がったり、ひょんなところで業務に役立つ、というような化学反応も起きています。

しかし、普段の様子がなかなか見えないことから、元気がないときに即座に声をかけるなどの状況察知がしにくいといった課題はあるようです。

現在は、会社全体でのコミュニケーションを促進したいという思いから、基本的には普段関わりがない部署のメンバーをアサインしていますが、これからも適宜調整をして最適を考えていきます。

2:人事が決めるか?メンバーが決めるか?

これまで、バディの組み合わせは選考をフォローした人事を中心に検討してきました。まずは制度の基準作りというフェーズでもあったので、試行錯誤をしながら枠組みを決めてきました。

ところが、最近ではメンバーのほうから「今度の新メンバーには、XXさんをバディにしてはどうか」という提案がもらえるようになりました。新メンバーの選考には当該部署のメンバーが参加するため、新メンバーのことも部署の状況も把握しているメンバーからの提案はありがたい限りです。

こうして提案をもらえるのもバディ制度が根付いてきた証拠と嬉しく思いつつ、バディ選出をすべてメンバーにお願いするような日も近いと感じています。

リモートワークの時代だからこそ、光る「雑談」

はじめは、新メンバーが少しでも居心地よく、質問や相談がしやすい環境になればと思って始まった制度でしたが、現在では実に多くの喜びの声が!

「気にかけてくれて入社時から心強く、なんでも質問できたので本当にありがたかった」

「リモート勤務や人見知りでなかなか話しかけられない状況を助けてもらった」

「たくさんの人の名前と顔が一致して、仕事や人柄に興味を持つきっかけになった」

メンバーそれぞれが工夫しながらフォローをしてくれていることもあり、リモートワークが基本になっても、会社規模が大きくなっても、密でフラットなコミュニケーションが実現しています。

また、既存メンバーからも「バディを口実に、いままで話したことのなかった人と話せた」「新メンバーのことや、他部署のことをよく知ることができた」などと、総じて「よかった!」の声がたくさん寄せられているのです。

既存メンバーの中には、バディ制度がうらやましい!ということで、自分たちで勇気を出して他部署のメンバーに声をかけ、自主的にゲストランチを開催する動きも出てきました!

メンバーの心理的安全性が高まり、偶発的なシナジーが生まれて、ますますいいアウトプットが出てくる……そんな「雑談」はとても大切!

リモートワークでコミュニケーションが減りがちな日常に工夫を加えながら、これからもコドモンメンバーは一致団結がんばってまいります!

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